Aunque VoIP ya existe y está disponible por más de una década, muchas empresas aún no han mudado de su sistema de telefonía de legado a un sistema de VoP. Los sistemas de legado fueron una inversión grande y se esperaba que duraran, por lo que muchas empresas dudan en abandonarlos por la nueva tendencia. Sin embargo, VoIP se está convirtiendo rápidamente en la opción principal en el mundo de la telefonía empresarial, por lo que es hora de dar el primer paso hacía VoIP.
Afortunadamente, Ziff Davis escribió una guía que te guiará paso a paso por el proceso: Migrating Your Business to VoIP: Five Key Success Factors. A continuación resumimos estos pasos:
- RECONOCER QUE ES UN VIAJE
El primer paso para la transición de legado a VoIP es simplemente comprender que VoIP está en constante evolución y prepararse para un cambio constante. Pero también reconozca que este cambio no es malo; por el contrario, significa un servicio mejorado y mas características. Mudarse a VoIP conllevará algunos riesgos, pero confiamos en que los beneficios superen cualquier obstáculo en el camino. - ABORDAR LAS NECESIDADES DE LOS 3 GRUPOS DE INTERÉSUna vez que estés preparado para comenzar el viaje de VoIP, tu empresa debe definir sus objetivos. VoIP impactará a tres grupos principales en tu negocio y cada uno puede tener beneficios potenciales:
a) Empleados: Tus empleados serán los principales usuarios. VoIP puede aumentar su eficiencia y efectividad. Por ejemplo, las características de VoIP como un softphone motivarán a los empleados a comunicarse de manera rápida y eficiente con compañeros de trabajo o clientes.
b) Ejecutivos: Las decisiones finales serán tomadas por los ejecutivos de la compañía. Los puntos de interés para ellos serán la rentabilidad de VoIP, el aumento de la productividad de los trabajadores y la capacidad de integrar el sistema de telefonía en una solución completa de comunicaciones unificadas.
c) Tecnología de la Información: Los técnicos de la empresa serán responsables del sistema VoIP. Disfrutarán del hecho de que VoIP es más fácil de usar y la mayoría de las funciones y actualizaciones no requerirán su ayuda, liberando tiempo para otros asuntos.
- ELIJA EL MODELO DE INSTALACIÓN CORRECTOVoIP te ofrece tres opciones de implementación:
a) En Sitio: Esto es básicamente una continuación de tu sistema de legado. Significaría un cambio menor y un mayor control de su sistema, pero es más costoso y requiere un equipo de técnicos integral
b) La Nube: Al contrario de un sistema en sitio, un sistema en la nube ahorraría dinero al externalizar la administración o el alojamiento. Esta opción se está volviendo más común a medida que la nube gana popularidad.
c) Híbrido: Un sistema híbrido combina lo mejor de los modelos en sitio y en la nube. Una compañía que no está lista para separarse de su sistema de legado puede elegir una solución híbrida que habilite VoIP en su sistema antiguo.
- ELIJA EL VENDEDOR CORRECTOThe next step is deciding whether to continue with your Legacy provider or shop around for a new provider. If you have a positive business relationship with your current provider and they offer an enticing and affordable VoIP transition plan, that may be the best option.However this may be the time to move on to a smaller company that is more specifically suited to your company’s needs. Nowadays you will find many options, even outside the world of telephony.
El siguiente paso es decidir si continuar con su proveedor de legado o buscar un nuevo proveedor. Si tienes una relación comercial positiva con tu proveedor actual y ellos ofrecen un plan de transición a VoIP atractivo y asequible, esa puede ser la mejor opción. Sin embargo, este puede ser el momento de mudar a una empresa más pequeña que se adapte más específicamente a las necesidades de tu empresa. Hoy en día encontrarás muchas opciones, incluso fuera del mundo de la telefonía.
- PREPÁRATE PARA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓNLa mudanza a VoIP será un gran cambio y tu empresa debe estar preparada.
Paso 1 – Revisa el contrato de tu sistema telefónico y determina si puedes reemplazar tus teléfonos y sistema.
Paso 2 – Crea una línea de tiempo con objetivos y metas específicas. Asigne responsabilidades a personas específicas.
Paso 3 – Realiza una evaluación de la red para decidir si tu sistema está listo para VoIP. Esto también ayudará en la decisión entre una solución en sitio o en la nube.
Paso 4 – Determina qué cosas cambiarás para tus empleados y prepáralos para esos cambios.
Paso 5 – Pruebe el nuevo sistema con un grupo específico de usuarios para asegurarse de que funciona según lo prometido, especialmente durante las horas de mayor actividad.
La transición a VoIP puede parecer una tarea desalentadora, pero miles de empresas han realizado una transición exitosa con grandes beneficios a corto y largo plazo.
¿Quieres leer más? Consulte Migrating Your Business to VoIP: Five Key Success Factors de Ziff Davis.
