Cada empresa tiene su propia política de retención de datos y registros. La política de retención es una regla establecida por una organización o industria que establece el deber de retener su información por X cantidad de tiempo. La información debe mantenerse para fines operativos o reglamentarios en el futuro. Por ejemplo, la mayoría de los médicos de atención médica deben conservar todos los archivos de sus pacientes por hasta 7 años. Es posible que otras compañías necesiten mantener su información contable durante un cierto período de tiempo en caso de que alguna vez tengan una auditoría. Diferentes países y diferentes industrias tienen ciertas reglas y políticas de retención.
Además del aspecto legal, es posible que tu empresa solo necesite mantener cierta información. Es extremadamente importante archivar material importante para referencia en el futuro. Pero no puedes almacenar todo en tu computadora. El almacenamiento externo de datos ocupa espacio físico, quita tu tiempo ya que tienes que buscar la información, y aumenta el riesgo de pérdida de datos debido a factores externos fuera de tu control.
Guardar los datos en un servidor o unidad físico no es la opción ideal. Entonces, ¿Qué se puede hacer?
¡Archiva tu almacenamiento en la nube!
La versión más nueva de PBXware de Bicom Systems, versión 5.2, permite a los clientes usar Google Drive, Dropbox, Amazon S3 o su propio servidor FTP para archivar su almacenamiento. Los datos archivados pueden consistir en cualquier cosa que tú o tu empresa consideren importantes y que puedan necesitar en el futuro. Puede conservar copias de grabaciones de llamadas, correos de voz, faxes, etc., y hará que la búsqueda y la recuperación de los datos sea excepcionalmente más fácil. Otros beneficios incluyen:
Ahorrar espacio
No necesitas espacio físico dedicado para almacenar archivos en papel o servidores llenos de datos. Los espacios de la oficina se pueden utilizar en todo su potencial y se puede acceder fácilmente a la información desde una computadora o dispositivo móvil.
Aumentar la seguridad
En el caso de un desastre natural, como una inundación o un incendio, tus registros estarán seguros. Si te preocupan las infracciones de seguridad o gente curiosa, archivar tu almacenamiento es más seguro. Puedes asegurarte de que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos particulares.
Aumentar la productividad
La recuperación de documentos es mucho más rápido cuando archivas tu almacenamiento en línea. En lugar de reprimir una caja de archivos o buscar en una unidades de datos, puedes hacer una búsqueda simple en Google Drive, Dropbox o Amazon S3. Los clientes pasan menos tiempo en espera, los empleados pasan menos tiempo buscando y aumentan los tiempos de productividad.
Más económico
El espacio de almacenamiento virtual es menos costoso en comparación con el alquiler de espacio de almacenamiento físico o con la compra de más estanterías y cajas para los documentos. También será más barato a la larga si tus documentos se pierden o se destruyen.
Calidad sobre cantidad
Tienes la capacidad de guardar lo que deseas y con la frecuencia que desees. Las empresas pueden copiar los archivos semanalmente para que solo la información más reciente esté en su plataforma de virtualización.
Beneficios para el entrenamiento
Las empresas pueden guardar grabaciones de llamadas antiguas para fines de capacitación. Pueden mostrar ejemplos reales de la diferencia entre una llamada telefónica buena y una mala. Los supervisores pueden comparar como los agentes han mejorado con el tiempo al escuchar su primera llamada a la más reciente. También pueden comparar como las diferentes tácticas de llamadas tuvieron éxito en el pasado, en comparación con lo que están haciendo ahora.
Previene la pérdida de datos
¿Alguna vez eliminaste accidentalmente una hoja de cálculo que tardó todo el día en completar? Yo también. Los datos archivados permiten a los empleados recuperar esa información sin tener que depender de un experto en recuperación de datos. Elimina un gran riesgo de perder información importante que, al final, es posible que no pueda recuperarse.
A medida que tu negocio crezca, también lo harán los datos. Los revendedores deben confiar en una plataforma de almacenamiento de archivos para proteger sus documentos más importantes, así como los de sus clientes. Hay muchas opciones para almacenamiento de archivo, asegúrate de que tu sistema PBX cumpla con una solución efectiva y rentable.
Si desea obtener más información sobre PBXware 5.2 y el almacenamiento de archivos, envíanos un correo electrónico a sales@bicomsystems.com o visite nuestro sitio web.
